Je iróniou, že time management je problém, ktorý sa týka každého, ale nikto nemá čas sa ním zaoberať. Oplatí sa však venovať trochu pozornosti analýze toho, ako spaľujeme čas a či sa dá lepšie zorganizovať. Manažovanie času v práci, aby bolo efektívnejšie, je možné, ale problém sa musí aktívne riešiť.
Niet pochýb o tom, že čas plynie. A čím viac času uplynie bez toho, aby sme sa lepšie zorganizovali, tým viac strácame a s tým aj energie a príležitostí. Preto je nevyhnutné analyzovať náš pracovný deň, aby sme pochopili, či je potrebné vykonať nejaké zmeny .
21 tipov, ako riadiť čas v práci a byť efektívnejší
Time management je komplexný problém, ktorý siaha od zvyšovania produktivity až po rovnováhu medzi pracovným a rodinným životom . Cieľom je vyhnúť sa vyhoreniu, vytvoriť si dobré návyky a stanoviť si dlhodobé ciele. Plánovanie a stanovovanie priorít je tajomstvom opätovného získania kontroly nad naším časom a našimi životmi bez ohľadu na naše zamestnanie. . Jory MacKay ponúka 21 stratégií pre lepší manažment času.
Pochopenie, kde končí náš čas
Manažovať čas neznamená upadnúť do úzkosti alebo strachu, že ho stratíte. Ide skôr o pochopenie výhod rozumnejšieho používania, ako vysvetľuje MacKay. Z toho pochádza prvá skupina stratégií a rád:
1. Pochopte, že riadenie času je dôležitá otázka. Ako sme povedali, nejde o strach zo straty času, ale o pochopenie výhod správneho manažmentu.
2. Buďte realisti: Koľko práce skutočne dokážete urobiť za deň? Čas si môžeme predstaviť jednoducho ako zdroj, ktorý potrebujeme vo väčšom množstve, no mať viac času nevyhnutne neznamená byť produktívnejší. Najlepším spôsobom, ako ho spravovať, je plánovať, na čom a kedy budete pracovať.
3. Zistite, kde dochádza k úniku času. Čím viac rozumiete toku pracovného dňa, tým viac vaše úsilie ovplyvní celkové riadenie.
4. Stanovte si denné ciele a osvojte si systémy sledovania, ktoré vám pomôžu pochopiť, ako využívate svoj čas. Akonáhle budete mať celkovú víziu, môžete začať meniť svoj deň.
5. Vytvorte si motivačnú rannú rutinu. Dobrá rutina pri vstávaní nás pripravuje na produktívny pracovný deň: je to pozitívna vzpruha, ktorá nás sprevádza až do večera.
6. Zbavte sa multitaskingu . Výskum to potvrdzuje: pre človeka je nemožné sústrediť sa na viac úloh naraz. Ak zistíte, že strácate koncentráciu, zastavte sa a zapíšte si svoje myšlienky predtým, ako sa vrátite k hlavnej úlohe.
Uprednostnite najdôležitejšiu časť práce a zvyšok delegujte
Keď pochopíme, kam smeruje náš čas, musíme sa rozhodnúť, čomu ho venovať (a čomu nie). Z tohto dôvodu nám MacKay odporúča:
7. Identifikujte naliehavú prácu. Pochopenie toho, čo si vyžaduje okamžitú pozornosť a čo nie je dôležité alebo naliehavé, nám pomáha nastaviť si premyslený kalendár.
8. Keď si stanovíte priority, buďte kategorický . Vyberte si svoje hlavné ciele a zamerajte sa na ne.
9. Na delegovanie niektorých úloh použite pravidlo 30X . Je to pravidlo Rory Vadenovej: strávte 30-násobok času potrebného na dokončenie úlohy, aby ste to naučili niekoho iného. Ak si nájdeme čas na zaučenie inej osoby a následné delegovanie nám ušetrí 1100 minút ročne . Alebo ako hovorí Vaden, 733% nárast ROTI (Return on Time Invested).
10. Vyhľadajte slovo nie zo svojho slovníka . Podľa článku, ktorý zverejnila Chicagská univerzita, tvrdenie, že to nerobím namiesto toho, že to nedokážem, nám umožňuje oveľa ľahšie sa oslobodiť od nechcených záväzkov.
Vytvorte si funkčný denný rozvrh
Akonáhle budú prvé hotové
11. Stanovte si rozvrhy, nie termíny . Mackay si tu požičiava rady James Clear . Namiesto toho, aby ste naháňali termín (a potom sa cítili frustrovaní, ak nakoniec nedodržíte čas), stanovte si zmysluplný cieľ a definujte plán.
12. Robte si plány na základe času a nie činností . Rozdeľte náročné úlohy do relácií s kvantifikovateľným trvaním. Usporiadaním dňa na zlomky času namiesto úloh môžeme začať riadiť náš plán na základe známeho dátumu (alebo záväzku).
Kalendár je niečo obmedzené. Deň obsahuje len určitý počet hodín. Táto skutočnosť je zrejmá v momente, keď sa pokúšame vtesnať nereálne množstvo vecí do konečného priestoru.
-Peter Bregman-
13. Naplánujte si prestávky a doby odpočinku. Potrebujeme čas na odpočinok a musíme akceptovať, že budú prerušenia. Nebrať to do úvahy znamená pracovať chaotickým spôsobom. Existujú neočakávané udalosti a naše telo nás varuje, keď je čas na prestávku. Ak si nenecháme rezervu, mohli by sme zrazu vidieť kolaps našich plánov.
14. Samostatný il maker čas dal manažér čas . Je ľahké vyplniť čas rutinnými úlohami a nenechať dostatok priestoru na zmysluplnú prácu. Jedna vec je Do iný je spravovať .
15. Dávkové aktivity počas týždňa. Zoskupte podobné aktivity a využite dynamiku, ktorá prichádza z nástupu do zamestnania. Použite prvý Newtonov pohybový zákon na produktivitu: pohybujúci sa objekt pokračuje vo svojom pohybe.
Využite priestor na riadenie času v práci viac motivujúcim spôsobom
Kalendár a rozvrh nie sú jediné nástroje na správu času, ktoré máme. Mackay navrhuje niekoľko stratégií na použitie v kancelárii, ktoré môžu ovplyvniť spôsob, akým pracujeme.
16. Vyskúšajte metódu popcorn na odomknutie času. Zmena miesta na pracovisku počas dňa môže byť dobrým spôsobom, ako si udržať motiváciu a produktivitu. Toto je technika navrhnutá Joelom Runyonom a funguje takto:
- Napíšte si všetky svoje pracovné záväzky na daný deň na kúsok papiera.
- Rozdeľte tento zoznam na tri rovnaké časti alebo časti (pozri bod 15).
- Vyberte tri rôzne stanice pre každú pracovnú dávku.
17. Pracujte podľa energetického rytmu svojho tela. Zorganizujte si prácu tak, aby to bolo pre vás najfunkčnejšie. Nemyslite len na time management, ale aj na energie .
Chráňte svoj čas
Nikdy nebude núdza o situácie, ktoré sa vám budú snažiť zamestnať čas. Čas je potrebné chrániť, aby sa predišlo jeho nesprávnemu použitiu. Mackay ponúka nasledujúce rady.
18. Využite strategickú lenivosť na prácu na správnych veciach . Koncept strategickej lenivosti zahŕňa uprednostňovanie dôležitých pracovných miest a úloh a dovoliť si trochu lenivosti pre tie, ktoré sú menej dôležité.
Nič nie je menej produktívne ako efektívne robiť to, čo by sa robiť nemalo.
-Peter Drucker-
19. Automaticky si obhajujte svoj nezjednávateľný čas. Je dôležité zabezpečiť, aby práca, ktorá si vyžaduje koncentráciu, pokračovala bez problémov a prerušení. Na tento účel je nevyhnutné vyhnúť sa rozptyľovaniu. Existujú nástroje, ktoré vám umožnia komunikovať s ostatnými automaticky, keď ste nedostupní. Prípadne nájdite spôsob, ako komunikovať, že sa sústredíte a nechcete byť rušení.
20. Použite metódu Ivy Lee, aby ste svoj deň dobre zakončili. Ivy Lee odporúča jednoduchú 5-krokovú dennú rutinu pre maximálnu produktivitu.
- Na konci každého pracovného dňa si napíšte šesť najdôležitejších vecí, ktoré musíte nasledujúci deň vyriešiť. Nepíšte viac ako šesť úloh.
- Usporiadajte týchto šesť položiek podľa dôležitosti.
- Nasledujúci deň sa sústreďte na svoju prvú prácu. Dokončite to pred prechodom na druhú.
- So zvyškom zoznamu pokračujte rovnakým spôsobom. Na konci dňa presuňte nedokončené úlohy do zoznamu na nasledujúci deň.
- Tento postup opakujte každý pracovný deň.
21. Nezabúdajte na výhody voľného času. Manažovanie času nie je len o práci. Aby sme v pracovnom živote našli rovnováhu, ktorá nás udrží zdravých a šťastných, musíme pamätať na čas venovaný oddychu, voľným časom a socializácia .
Lepšie riadenie času v práci: možná výzva
Manažovať si čas v práci a byť produktívnejší je výzva, na ktorú má dosah každý . Treba sa však zastaviť a zamyslieť sa nad tým, čo robíme, ako to robíme a čo chceme naozaj dosiahnuť. Robiť nevyhnutne neznamená pracovať alebo dokončovať.
Venujte preto potrebný čas na naštudovanie svojej rutiny a preplánujte si svoje aktivity. S týmito údajmi bude jednoduchšie organizovať si pracovný alebo študijný deň a dosiahnuť lepšie výsledky.
